כשחשבוניות מגיעות מעשרות ספקים ומחלקות, גם צוות כספים מנוסה עלול למצוא את עצמו עסוק באיתור קבצים, הזנת נתונים ותיאום בין עובדים. מערכת קליטת החשבוניות של Autodocs מציעה גישה אחרת: איסוף אוטומטי, פענוח באמצעות AI וניהול מסמכים בסביבה משותפת.
חשבונית שנשלחה לתיבת המייל הלא נכונה, מסמך שהמתין לאישור או ספק שמבקש לברר אם החשבונית התקבלה: אלה מצבים מוכרים במחלקות כספים של עסקים וארגונים. ככל שמספר העובדים, הספקים וההוצאות גדל, התהליך שמתחיל בקבלת חשבונית עלול להתפצל בין הודעות דואר, תיקיות, גיליונות ומערכות הנהלת חשבונות.
על הרקע הזה פועלת Autodocs (אוטודוקס), מערכת מבוססת בינה מלאכותית לאיסוף, פענוח וניהול חשבוניות, שהוקמה על ידי היזמים נתנאל שמש ונתן יגודין. השניים זיהו את הצורך בפתרון שיצמצם את ההתעסקות הידנית בניהול חשבוניות ויאפשר למחלקות הכספים לעבוד בצורה יעילה ומסודרת יותר. המערכת שפיתחו נועדה להשתלב בתהליכי העבודה הקיימים בארגון, להפחית משימות חוזרות ולאפשר לאנשי הכספים להתמקד בבקרה, בניתוח מידע ובמשימות מקצועיות בעלות ערך גבוה יותר.
למה קליטת חשבוניות הפכה לאתגר ארגוני?
כאשר ארגון מקבל חשבוניות מספקים רבים, כל מסמך מצריך מספר פעולות: איתור, בדיקת פרטים, שיוך לספק, העברה לגורם האחראי ושמירה לתיעוד עתידי. תהליכים ידניים תלויים בזמינות העובד שמקבל את החשבונית ובדרך שבה הוא מתייק אותה.
התוצאה אינה רק בזבוז זמן. חשבונית שמגיעה באיחור עלולה לעכב בירור מול ספק, והזנת פרטים חוזרת עשויה לייצר אי התאמות. גם מידע שכבר נמצא בארגון לא תמיד זמין בזמן הדרוש למנהל הכספים.
מחקר בינלאומי של IFOL משנת 2025 מצא כי 63% מהמשיבים העוסקים בתהליכי תשלום לספקים מקדישים יותר מעשר שעות בשבוע לעיבוד חשבוניות, וכי 66% עדיין מזינים נתוני חשבוניות ידנית למערכות ERP. אלה נתוני משתתפי המחקר, ולא מדגם מייצג של חברות בישראל, אך הם מצביעים על אתגר מוכר בתהליכי עבודה פיננסיים. למידע נוסף על מערכת קליטת חשבוניות בקרו בעמוד המידע.
איך מערכת קליטת חשבוניות משנה את נקודת הפתיחה?
במערך המסורתי העובד צריך למצוא תחילה את החשבונית, ורק לאחר מכן אפשר לטפל בה. מערכת קליטה דיגיטלית הופכת את הסדר: היא מסייעת לרכז את המסמכים שמגיעים מערוצים שונים, לחלץ מהם מידע ולשמור אותו בצורה נגישה.
ב-Autodocs החיבור לתיבת המייל מאפשר איסוף אוטומטי של חשבוניות וקבלות. מסמכים נוספים יכולים להגיע באמצעות העלאה ידנית, קובץ סרוק, צילום מהנייד או שליחה בוואטסאפ. לאחר הקליטה, מנגנון הבינה המלאכותית מפענח פרטים כגון שם ספק, תאריך, סכום ונתוני מע"מ.
"מתחברים למייל, והמערכת עושה את השאר. הבינה המלאכותית מזהה חשבוניות, מפענחת ספק, תאריך וסכום, ומסדרת הכול", מסביר נתן יגודין, ממייסדי החברה, מתוך חומר הראיון שסופק.
כך, המאמץ עובר מחיפוש המסמך ומהקלדתו לבדיקה ולניהול החריגים. היכולת לבדוק את הנתונים לצד החשבונית המקורית מאפשרת להשאיר את שיקול הדעת והאחריות בידי הצוות.
מה הערך של AI כשהחשבוניות אינן אחידות?
חשבוניות ספקים מגיעות בפורמטים שונים, מקובצי PDF ועד סריקות. בינה מלאכותית מאפשרת לזהות ולחלץ מידע מרכזי למרות ההבדלים, ללא צורך בהקלדה ידנית חוזרת.
כך, ארגונים המקבלים חשבוניות מספקים רבים יכולים לרכז מסמכים ולחפש אותם בקלות לפי ספק או פרטי חשבונית. עם זאת, הפענוח האוטומטי אינו מחליף בדיקות חשבונאיות ואישורים בהתאם לנהלי הארגון, אלא מסייע לייעל את תהליכי העבודה והבקרה.
כיצד תיעוד ושיתוף מסמכים מחזקים את עבודת הצוות?
כאשר חשבוניות עוברות בין מחלקות ועובדים, קשה לעיתים לעקוב אחר הטיפול בהן. מערכת Autodocs מאפשרת צפייה בהיסטוריית פעולות, ניהול הרשאות ותקשורת משותפת סביב כל מסמך.
כך ניתן לעקוב אחר הטיפול בחשבוניות, לצמצם העברת קבצים והודעות בין עובדים ולהקל על בירורים והכנת מסמכים לביקורת.
ניהול הרשאות חשוב גם כאשר למסמכים יש רגישות עסקית. לפי החברה, המערכת פועלת בסביבת ענן מוצפנת ומאפשרת להגדיר גישה בהתאם לתפקיד ולצרכים הארגוניים, במקום להפיץ קבצים ללא הבחנה.
מה קורה ביום עמוס במיוחד במחלקת הכספים?
ביום עמוס, חשבוניות מגיעות מספקים שונים לתיבות מייל ולעובדים במחלקות שונות, מה שמקשה על איתורן ומעקב אחר הטיפול בהן. מערכת המרכזת את המסמכים במקום אחד מאפשרת גישה נוחה למידע, חיפוש מהיר ועבודה מסודרת בין הצוותים, תוך שמירה על תהליכי הבקרה והאישור הנדרשים בארגון.
האם צריך להחליף את מערכת הנהלת החשבונות הקיימת?
בארגונים רבים פועלות כבר מערכות פיננסיות שהוטמעו במשך שנים. הוספת שכבת קליטה אינה אמורה לחייב החלפה של מערך הנהלת החשבונות, אלא להשתלב בדרך שבה הארגון עובד.
Autodocs מציעה חיבורים ושילובים עם Google Drive, QuickBooks, Xero, FreshBooks, חשבונית ירוקה, iCount, Priority, SAP ורווחית, לצד גישת API. אופן הסנכרון והפעולות הנתמכות עשויים להשתנות לפי סוג החיבור והמסלול.
"אנחנו לא מחליפים את התוכנה הקיימת אלא משלימים אותה. Autodocs אחראית על השלב שלפני: האיסוף, הפענוח והארכיון", הסביר נתנאל שמש בחומר הראיון המקורי.
איך בוחרים פתרון שיתאים גם לצמיחה עתידית?
בבחירת מערכת קליטת חשבוניות חשוב לבדוק את ערוצי הקליטה, מספר המשתמשים ותיבות המייל, נגישות למסמכים ואפשרויות תיקון נתונים. מומלץ גם לבחון את החיסכון בזמן ואת צמצום העבודה הידנית.
Autodocs מציעה מסלולים להיקפי פעילות שונים, עם אפשרויות לניהול צוותים, חיבור תיבות מייל ואינטגרציה למערכות נוספות, בהתאם לצורכי הארגון.
למה הנגשת המידע חשובה גם להנהלת הארגון?
למרות שהחשבונית מטופלת בדרך כלל בצוות הכספים, המידע שהיא מכילה רלוונטי גם להנהלה, לרכש ולמנהלי מחלקות. כאשר המסמכים נשמרים באופן עקבי וניתנים לאיתור, קל יותר לבדוק הוצאות חוזרות, לברר חיובים מול ספקים ולהבין אילו נתונים חסרים לפני דיון תקציבי. מערכת קליטה אינה מחליפה דוח כספי או ניתוח תקציבי, אך היא יכולה לשפר את זמינות המסמכים שעליהם מסתמכת העבודה. ההבחנה הזו חשובה: הערך הארגוני נובע גם מהסדר ומהנגישות, ולא רק מהמהירות שבה שדות החשבונית מזוהים.
לאן הולך תחום קליטת החשבוניות?
מגמת האוטומציה במחלקות הכספים אינה עוסקת רק בקיצור זמן ההקלדה. היא משקפת מעבר מעבודה סביב מסמכים בודדים לניהול מידע שניתן למצוא, לשתף ולבקר לאורך התהליך.
עבור ארגונים, הערך עשוי להתבטא ברציפות עבודה טובה יותר, בשקיפות מול הגורמים המטפלים וביכולת להפנות זמן למשימות מקצועיות במקום לפעולות חוזרות. לצד זאת, הנהלים והאחריות החשבונאית ממשיכים להיות חיוניים גם בעידן ה-AI.
מייסדי Autodocs נתן יגודין ונתנאל שמש מתארים את הכיוון בפשטות: "להפוך את הטיפול בחשבוניות למשימה שגרתית שמתרחשת ברקע, כך שאנשי הכספים יוכלו להתמקד בניהול העסק ובאיכות המידע שעליו מתקבלות החלטות".
• טלפון: 074-769-1306
• וואטסאפ: 050-550-9091
• דוא"ל: [email protected]
מוגש מטעם Autodocs
